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Datenschutzerklärung

Informationen nach Art. 13, 14 DSGVO

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und in der Anwendung HectoBase ist:

Manuel Westermeier
Seehauserstraße 13
83324 Ruhpolding
Deutschland
Telefon: +49 152 56427900
E-Mail: [email protected]

2. Verarbeitete Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung einer funktionsfähigen Website und unserer Leistungen erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind je nach Fall Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen), lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem, störungsfreiem Betrieb) und lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung, etwa steuerliche Aufbewahrung).

3. Hosting (Cloudflare Pages)

Diese Website wird bei Cloudflare gehostet. Anbieter ist die Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA; Ansprechpartner im EWR ist die Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 München. Beim Aufruf der Website verarbeitet Cloudflare technisch notwendige Verbindungsdaten (u. a. IP-Adresse, Zeitpunkt der Anfrage, angeforderte Datei, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser- und Betriebssystemkennung), um die Seite auszuliefern und vor Angriffen zu schützen. Mit Cloudflare besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere Informationen: cloudflare.com/privacypolicy.

4. Server-Logfiles

Die im Rahmen des Hostings anfallenden Logdaten werden ausschließlich zur Sicherstellung des Betriebs, zur Fehleranalyse und zur Abwehr von Missbrauch verwendet und nach kurzer Zeit gelöscht oder anonymisiert, sofern keine sicherheitsrelevanten Vorfälle eine längere Aufbewahrung erfordern.

5. Cookies und lokale Speicherung

Die Landingpage setzt keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken. Im lokalen Speicher (localStorage) Ihres Browsers wird lediglich Ihre Sprachauswahl (de/en) abgelegt. Dieser Zugriff ist zur Bereitstellung des von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienstes unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); Rechtsgrundlage für die anschließende Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Anwendung unter app.hectobase.com verwendet ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, um Sie nach der Anmeldung angemeldet zu halten.

6. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage einen Vertrag betrifft, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Konto und Nutzung der Anwendung

Für die Nutzung von HectoBase verarbeiten wir die bei der Registrierung und im Betrieb angegebenen Daten, insbesondere E-Mail-Adresse, Name, Firmen- und Mitarbeiterdaten sowie die von Ihnen in der Anwendung angelegten Inhalte (z. B. Kunden, Projekte, Aufgaben, Buchungen, Dokumente, Nachrichten). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags).

8. Versand von Anmelde-E-Mails (Magic Link)

Die Anmeldung erfolgt über einen einmaligen Anmeldelink, den wir an Ihre E-Mail-Adresse senden. Der Versand erfolgt über den E-Mail-Dienst von Cloudflare. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

9. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für kostenpflichtige Abonnements nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe. Anbieter für Kundinnen und Kunden im EWR ist die Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Zahlungsdaten (z. B. Karten- oder Kontodaten) werden direkt von Stripe erhoben und verarbeitet; wir erhalten davon nur Bestätigungs- und Abrechnungsinformationen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy.

10. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten geben wir nur an Dienstleister weiter, die uns bei der Erbringung unserer Leistungen unterstützen und die als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO an unsere Weisungen gebunden sind. Das sind derzeit insbesondere Cloudflare (Hosting, E-Mail-Versand) und Stripe (Zahlungsabwicklung).

11. Datenübermittlung in Drittländer

Soweit Daten an Dienstleister mit Sitz oder Verarbeitung außerhalb der EU/des EWR (insbesondere USA) übermittelt werden, geschieht dies auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO bzw. – bei zertifizierten Unternehmen – auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (insbesondere handels- und steuerrechtlich) es vorschreiben. Kontodaten werden nach Beendigung des Nutzungsverhältnisses gelöscht, sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie ein Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Zur Ausübung genügt eine Nachricht an die oben genannten Kontaktdaten.

14. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Rechtslage oder unsere Verarbeitung ändert. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: August 2026

Privacy policy

Information pursuant to Art. 13, 14 GDPR

1. Controller

The controller responsible for processing personal data on this website and in the HectoBase application is:

Manuel Westermeier
Seehauserstraße 13
83324 Ruhpolding
Germany
Phone: +49 152 56427900
Email: [email protected]

2. Data processed, purposes and legal bases

We process personal data only to the extent necessary to provide a functional website and our services. Depending on the case, the legal bases are Art. 6(1)(b) GDPR (contract or pre-contractual measures), Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in secure, uninterrupted operation) and Art. 6(1)(c) GDPR (legal obligation, e.g. tax retention).

3. Hosting (Cloudflare Pages)

This website is hosted by Cloudflare. The provider is Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA; the EEA contact is Cloudflare Germany GmbH, Rosental 7, 80331 Munich, Germany. When the website is accessed, Cloudflare processes technically necessary connection data (including IP address, time of the request, file requested, volume of data transferred, referrer, browser and operating system identifier) in order to deliver the site and protect it against attacks. A data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR is in place with Cloudflare. The legal basis is Art. 6(1)(f) GDPR. More information: cloudflare.com/privacypolicy.

4. Server log files

Log data generated during hosting is used solely to ensure operation, to analyse errors and to prevent misuse, and is deleted or anonymised after a short period unless security-relevant incidents require longer retention.

5. Cookies and local storage

The landing page does not set any cookies for analytics or advertising. Your browser's local storage only holds your language choice (de/en). This access is strictly necessary to provide the service you have explicitly requested (§ 25(2) no. 2 TDDDG); the legal basis for the subsequent processing is Art. 6(1)(f) GDPR. The application at app.hectobase.com uses a technically necessary session cookie to keep you signed in after login.

6. Contacting us

If you contact us by email or phone, we process your details to handle your enquiry. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR where the enquiry relates to a contract, otherwise Art. 6(1)(f) GDPR. The data is deleted once the enquiry has been fully dealt with and no retention obligations apply.

7. Account and use of the application

To use HectoBase we process the data you provide at registration and during operation, in particular email address, name, company and employee data, and the content you create in the application (e.g. clients, projects, tasks, bookings, documents, messages). The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR (performance of the usage contract).

8. Sending sign-in emails (magic link)

Sign-in is performed via a one-time login link that we send to your email address. Delivery is handled by Cloudflare's email service. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR.

9. Payment processing (Stripe)

For paid subscriptions we use the payment service provider Stripe. The provider for customers in the EEA is Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Ireland. Payment data (e.g. card or bank details) is collected and processed directly by Stripe; we only receive confirmation and billing information. The legal basis is Art. 6(1)(b) GDPR. More information: stripe.com/privacy.

10. Recipients and processors

We only disclose personal data to service providers who support us in delivering our services and who, as processors under Art. 28 GDPR, are bound by our instructions. These are currently, in particular, Cloudflare (hosting, email delivery) and Stripe (payment processing).

11. Transfers to third countries

Where data is transferred to service providers based or processing outside the EU/EEA (in particular the USA), this takes place on the basis of the EU standard contractual clauses pursuant to Art. 46(2)(c) GDPR or – for certified companies – on the basis of the EU-US Data Privacy Framework.

12. Retention period

We store personal data only for as long as necessary for the stated purposes or as required by statutory retention periods (in particular under commercial and tax law). Account data is deleted after the usage relationship ends unless retention obligations apply.

13. Your rights

You have the right to access (Art. 15), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction of processing (Art. 18), data portability (Art. 20) and a right to object to processing based on Art. 6(1)(f) GDPR (Art. 21). To exercise these rights, a message to the contact details above is sufficient.

14. Right to lodge a complaint with a supervisory authority

Without prejudice to other remedies, you have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority. The competent authority is the Bavarian State Office for Data Protection Supervision (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach, Germany.

15. Changes to this privacy policy

We update this privacy policy when the legal situation or our processing changes. The version published on this page applies in each case.

Last updated: August 2026. This English text is a courtesy translation; the German version is legally binding.